Tehtävälistat auttavat saamaan asioita aikaan · lauantai tammikuu 31, 2009
Toisinaan saa taistella saadakseen asioita tehtyä. Keskittyminen herpaantuu, projektit eivät etene, tulosta ei synny, motivaatio laskee. Kuulostaako tutulta? Onneksi tuollaisiin pattitilanteisiin löytyy ratkaisuja.
Yksi keino, jota itse suosin itseni johtamisessa, on tehtävälistat. Rakastan tehtävälistoja. Onko olemassa parempaa tunnetta kuin se, kun saa ruksittua tehtävälistalta taas yhden homman tehdyksi? Pelkän tehtävälistan työstäminen ei kuitenkaan riitä, jos sen tekee väärin. Toimivaan tehtävälistaan puretaan hommat mahdollisimman pieniksi paloiksi. Näin saadaan aikaan jatkuvuus tehtyjen tehtävien ruksimisessa ja sitä kautta tunne, että hommat etenevät.
Otetaanpa esimerkiksi vaikka tilanne, jossa tulisi suunnitella ja toteuttaa ulkoasu nettisivuille. Tehtävälista tuon projektin osalta voisi näyttää vaikka tältä:
- suunnittele sivuston käyttöliittymä
- suunnittele leiska Photarissa/GIMPissä
- pura leiska paloihin ja taita se HTML-sivuksi.
Mutta hetkinen, tuliko listasta liian lyhyt ja tehtävistä liian suuria möykkyjä? Entäs jos kokeilisimme tällaista tarkennettua, pienempiin paloihin purettua listaa:
- suunnittele sivuston käyttöliittymä
- suunnittele sivuston tietorakenne
- suunnittele valikot niin, että tarvittava tieto löytyy helposti ja loogisesti
- mieti miten kävijä saadaan tekemään haluttu toiminto
- suunnittele leiska Photarissa/GIMPissä
- suunnittele sivuston header
- suunnittele sivuston valikot
- suunnittele sivuston sisältöalue
- suunnittele sivuston sivupalkit
- suunnittele sivuston footer
- hienosäädä leiska ja lisää silmäkarkkia
- pura leiska paloihin ja taita se HTML-sivuksi
- taita header HTML- & CSS-muotoon
- taita valikot HTML- & CSS-muotoon
- taita sisältöalue HTML- & CSS-muotoon
- taita sivupalkit HTML- & CSS-muotoon
- taita footer HTML- & CSS-muotoon
- hienosäädä marginit, paddingit ym. yksityiskohdat
Vaikuttaisiko paremmalta? Mitä pienempiin paloihin tehtävät purkaa listalle, sitä useammin niitä saa ruksia siltä pois ja syntyy fiilis, että hommat etenevät. Tuosta fiiliksestä voi päästä helposti flow-tilaan, jolloin hommat vaan sujuvat ja mikään ei voi mennä vikaan.
Tehtävälistat käytännössä
Aiemmin tulin tehneeksi tehtävälistoja paperille, mutta tietyssä vaiheessa työpöytä alkoi näyttää aika sekavalta ja listat hukkuivat kaiken muun sotkun sekaan. Sähköiset listat siis käyttöön ja johan on työpöytä pysynyt siistimpänä. Ensi alkuun käytin 37signalsin Ta-da Listiä, mutta hiljattain otin käyttöön ÜberNoten. ÜberNote on siitä hyvä, ettei se ole pelkkä tehtävälista vaan pikemminkin web-muistikirja. Käytännössä siis kirjoittelen nyt tuonne ÜberNoteen sekä muistiinpanot hommista että itse tehtävälistat – löytyvät sitten samasta paikasta kaikki kätevästi.
Mitä tehtävälistoja Sinä käytät? Millaiset käytännöt olet havainnut toimiviksi?
Tagit: työskentely | yleinen
Levitä sanaa: Spottaa!
Kommentoi [2]
Voisiko paperiton toimisto toimia? · lauantai tammikuu 3, 2009
Taas koitti uusi vuosi ja uudet kujeet. Olen tässä koettanut pohtia uudistuksia, joita voisin koettaa viedä käytäntöön vuosiluvun taas vaihtuessa. Yhtenä ideana nousi esiin paperittoman (tai edes vähemmän paperisen) toimiston toteutus. Koetin juuri siivoilla työpöytää työpaikalla ja manasin sitä järjetöntä paperin määrää jälleen kerran. Oikeastaan aivan turhia dokumentteja tulee tulostettua. Suurimmiksi syiksi tulostamisen tarpeelle näen kaksi seikkaa: a) paperilta on helpompi lukea kuin ruudulta ja b) paperille on helppo tehdä pikaisia muistiinpanoja ja hahmotella asioita. Voisiko nämä kaksi asiaa saada kuntoon jotenkin, jotta paperista luopuminen olisi helpompaa?
Lukeminen ruudulta helpottuisi varmaankin hankkimalla joko isomman näytön tai toisen näytön lisänäytöksi. Pivot-toiminnostakaan ei varmaan olisi haittaa. Olisi helpompi silmäillä tekstiä eteenpäin, kun sitä pystysuunnassa mahtuisi olemaan enemmän. Nykyisellään huomaan luovuttavani aika pian, jos ruudulta pitäisi lukea yhtään yhtä sivua pidempää tekstiä. Myös Digitodayn artikkelissa pohdittiin hiljattain norjalaisen tutkimuksen tuloksia ruudulta lukemisen vaikeudesta.
Kun taas mietitään hahmottelua ja ajatuskarttojen tekemistä, on paperi kuitenkin vielä lähestulkoon korvaamaton. Vai onko? Ajatuskarttojen tekoon löytyy jo useita sovelluksia, kuten FreeMind. Ja hahmottelutarpeeseen voisi löytyä vastaus piirtopöydän käytöstä. Täytynee harkita sellaisen hankkimista, koska itse ainakin koen usein tärkeäksi raapustaa paperille karkeita hahmotelmia vaikka nettisivun käyttöliittymää suunnitellessani.
Onko kenelläkään hyviä käytännön kokemuksia ja vinkkejä paperin käytön vähentämisestä toimistossa?
Tagit: työskentely | atk
Levitä sanaa: Spottaa!
Kommentoi [2]
